É impossível não se fascinar pelas histórias de famílias extremamente ricas em filmes e notícias. A estrutura elaborada que elas mantêm para gerenciar suas fortunas — com mansões, empregados, viagens luxuosas e acesso a serviços exclusivos — parece um mundo distante da realidade dos trabalhadores. Enquanto isso, as famílias da classe média, aquelas que se consideram “normais”, frequentemente se veem lidando sozinhas com investimentos, conflitos jurídicos, planejando viagens ou declarando suas rendas ao fisco.
Mas há algo a aprender com os muito ricos. Eles criaram uma figura jurídica chamada family office, uma estrutura para organizar toda a complexidade das relações e negócios que as envolvem. Essa abordagem estratégica não é só para aqueles com bilhões na conta bancária. Com um pouco de planejamento e organização, famílias de poder aquisitivo médio também podem adotar essas práticas, adaptadas à sua realidade.
Como Funciona um Family Office?
Os family offices dos muito ricos são estruturados como pequenas empresas, com setores organizados e profissionais dedicados a cada área. Vamos ver como eles se organizam e, mais importante, como podemos aplicar essas lições no nosso cotidiano.
1. Setor Operacional: O coração da estrutura, responsável por gerenciar todos os aspectos da vida diária da família. Aqui, há uma coordenação constante entre os diversos departamentos, desde a gestão doméstica até a segurança pessoal. Dentro desse setor mais executivo, existem pessoas para algumas áreas fundamentais:
- Gestão de imóveis: Cada propriedade tem um gerente responsável por cuidar da manutenção, compras, funcionários.
- Segurança pessoal e patrimonial: Profissionais especializados protegem tanto os bens quanto os membros da família.
- Relações públicas e eventos: Uma pessoa ou equipe cuida de eventos sociais, convites, concierge e até crises de imagem.
- Viagens: profissionais ou agências cuidam das reservas, documentos e toda a burocracia envolvida.
- Filantropia: profissionais executam ou supervisionam projetos sociais que os membros da família estão comprometidos.
2. Setor Jurídico: Este setor lida com todos os aspectos legais da família, desde questões tributárias até problemas legais que podem surgir. Um diretor jurídico geralmente coordena os advogados especializados em várias áreas e cuida diretamente da estruturação jurídica em holdings, trusts, empresas offshore e na pessoa física dos familiares. Quanto maior a complexidade das situações envolvidas, maior a equipe jurídica ou delegação para escritórios terceirizados de confiança.
3. Setor Financeiro: Um profissional com da área de finanças costuma coordenar os investimentos locais e no exterior. Conta com gerentes para contabilidade fiscal, rotinas trabalhistas, seguros, operações de empréstimo, câmbio. Conta com assessores que cuidam dos pagamentos, dos cartões de crédito e contas bancárias dos membros da família.
Sinergia e Vantagens de um Family Office
A grande vantagem de um family office é a sinergia entre esses setores. Quando a família se reúne (Conselho de Familiares com os Diretores do Office) para discutir estratégias, todos os departamentos já saem com uma linha de ação bem definida, o que torna o processo de tomada de decisões muito mais eficiente. Por exemplo: uma aquisição imobiliária já conta com a análise da estruturação financeira, do melhor formato jurídico e das questões executivas de mercado e oportunidade. Mas o que tudo isso tem a ver com você?
Lições para a Classe Média: Planejamento e Organização
Embora o conceito de um family office pareça distante, ele contém lições preciosas que podem ser aplicadas no dia a dia de qualquer família. É comum que casais de trabalhadores vão prosperando e adquiram um segundo imóvel de lazer ou investimento e aos poucos vão formando um patrimômio com imóveis de uso e outros de renda. Também costumam guardar dinheiro em diversos tipos de investimentos sem uma estratégia de prazos e eficiência tributária. Com o tempo, esses casais vão tendo menos tempo para se dedicar com a organização interna da família, seu tempo se torna cada vez mais caro. Com uma boa organização, qualquer família pode enfrentar desafios financeiros e logísticos com muito mais facilidade e segurança.
Aqui vão algumas perguntas para reflexão:
Imposto de Renda: Se sua família tiver problemas com a Receita Federal, como lidaria com a situação? Já tem todos os documentos organizados e digitalizados para facilitar?
Questões Jurídicas: Se algum membro da família precisar de um advogado, você já tem um profissional de confiança, procuraria alguém por indicação de amigos ou por pesquisa na internet?
Organização de Viagens: Quando planejam viagens mais caras, como organizam os detalhes? Fazem todos os procedimentos sozinhos ou contam com profissionais para ajudar? Perdem muito tempo com burocracias desgastantes?
Problemas no Digital: Se um membro da família for vítima de um golpe ou tiver suas redes sociais hackeadas, já saberia quem procurar para ajudar?
Contratempos cotidianos: Se tiver problemas de manutenção em casa (elétrico, hidráulico, etc), ou tiver que providenciar um funeral ou resolver um problema com a operadora de internet, fariam tudo diretamente ou já teriam pessoas para quem delegar?
Essas perguntas, que podem parecer simples à primeira vista, destacam como um sistema simples e organizado pode aliviar muitos problemas diários. A chave está em antecipar e preparar.
Criando o Seu Mini Family Office
Você pode não ter os recursos das famílias multimilionárias, mas pode começar a aplicar algumas práticas simples para trazer mais organização e eficiência para sua grupo familiar. Aqui estão algumas ideias para implementar um “mini family office” no seu dia a dia:
1. Defina Responsabilidades: Divida as responsabilidades dentro da família. Quem cuida das questões jurídicas? E das finanças? É importante que todos saibam o seu papel.
2. Estruture a Gestão de Documentos e Finanças: Utilize a tecnologia a seu favor! Armazene documentos importantes em nuvem, com acesso de todos os membros e de forma que cada familiar consiga localizar sozinho o que precisa.
3. Escalabilidade: hoje sua realidade familiar pode parecer simples e administrável, mas com o aumento de renda, de patrimônio ou de intercorrências familiares, vai demandar muito tempo e desgaste emocional. Estruture tudo em um formato que possa crescer e ser delegada conforme a necessidade.
4. Novos Familiares: sempre que alguém da família for casar, divorciar ou falecer, busque orientação dos profissionais. Filho vai morar com a namorada? Sogro está prestes a falecer? Tudo pode afetar no seu grupo familiar e muitas cautelas podem ser adotadas.
Dica de Ouro: Construa relacionamentos com bons profissionais, especialmente aqueles que já teve experiências positivas. Faça consultas avulsas para conhecer experts poderão ser úteis adiante. Os muito ricos não conhecem seus advogados, contadores, consultores apenas na hora do aperto. Tenha os contatos salvos dos bons profissionais que já conhecem sua família, que já tem seus arquivos digitais mais importantes.
Conclusão: A Diferença que a Organização Faz
Embora a classe média não tenha a mesma capacidade de investimento que as famílias mais ricas, a lição que fica é que organização e planejamento podem fazer toda a diferença. Delegar responsabilidades, usar tecnologia e estruturar as necessidades da família antecipadamente pode gerar benefícios significativos em termos de eficiência e segurança. Não importa o tamanho do patrimônio, mas o quanto você está preparado para proteger o que é importante.
Então, que tal começar a aplicar essas lições agora? O futuro da sua família pode ser muito mais tranquilo se você começar a planejar desde já.
